La factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales ya tiene un calendario mucho más claro en España. La publicación de la Orden HAC/1028/2026 en el BOE el 5 de octubre de 2026 y su entrada en vigor al día siguiente puso en marcha la cuenta atrás. Para las empresas y profesionales con más de 8 millones de euros de volumen de operaciones, la obligación comenzará el 6 de octubre de 2027. Para el resto, incluidos numerosos autónomos y pequeñas empresas, llegará el 6 de octubre de 2028.
El cambio es importante porque no estamos hablando simplemente de sustituir una factura en papel por un PDF enviado por correo electrónico. La nueva factura electrónica deberá generarse, transmitirse y recibirse mediante un formato electrónico estructurado que permita que los sistemas informáticos puedan procesarla automáticamente.
Esto afectará a millones de operaciones entre autónomos, profesionales y empresas establecidas en España. También obligará a muchos negocios a revisar el programa con el que facturan actualmente, aunque Hacienda ha desarrollado una solución pública gratuita dirigida especialmente a autónomos y pequeñas empresas que no necesiten sistemas complejos.
Cuándo entra en vigor la factura electrónica obligatoria
La fecha depende principalmente del volumen de operaciones del empresario o profesional.
Los negocios cuyo volumen de operaciones haya superado los 8 millones de euros durante el año natural anterior deberán emitir y recibir factura electrónica obligatoria desde el 6 de octubre de 2027.
Para el resto de empresarios y profesionales, la obligación de emitir y recibir factura electrónica comenzará el 6 de octubre de 2028.
Esto significa que un pequeño autónomo que facture 40.000, 80.000 o 150.000 euros al año no tendrá que empezar a emitir obligatoriamente estas facturas en octubre de 2027 únicamente por desarrollar una actividad profesional. Su gran fecha, si entra dentro del ámbito de aplicación, será octubre de 2028.
Las empresas grandes tendrán que adaptarse un año antes.
Hay otra fecha importante: octubre de 2029
El calendario no termina en 2028.
La nueva normativa también obliga a comunicar determinados estados de las facturas y de los pagos.
Para los negocios con volumen superior a 8 millones de euros, esta obligación comenzará el 6 de octubre de 2027.
Para las personas jurídicas y entidades con volumen igual o inferior a 8 millones, comenzará el 6 de octubre de 2028.
Sin embargo, las personas físicas y determinadas entidades en régimen de atribución de rentas tendrán hasta el 6 de octubre de 2029 para cumplir con la obligación relativa a la comunicación de los estados de las facturas y de los pagos.
Por tanto, un autónomo persona física puede tener que emitir y recibir factura electrónica en 2028 pero disponer de un año adicional para determinadas obligaciones relacionadas con la comunicación del estado de las facturas.
Quién estará obligado
La regla general afecta a empresarios y profesionales cuando realizan operaciones con otros empresarios o profesionales establecidos en España.
Para que exista la obligación deben darse varias condiciones.
La operación debe requerir la expedición de factura.
Debe realizarse dentro de una actividad empresarial o profesional.
Y el destinatario debe ser otro empresario o profesional establecido en España.
La Agencia Tributaria confirma que el sistema afecta a operaciones sujetas a IVA, IGIC e IPSI cuando cumplen estos requisitos.
En términos sencillos, estamos hablando principalmente de facturación entre negocios.
Un diseñador autónomo que factura sus servicios a una empresa española puede verse afectado.
Una agencia que factura a otra empresa también.
Una empresa de mantenimiento que trabaja para hoteles también.
Un profesional que presta servicios a otros negocios españoles entrará normalmente dentro del sistema cuando se cumplan el resto de requisitos.
Las ventas a particulares no entran de la misma manera
Uno de los puntos más importantes es que las operaciones cuyo destinatario es un consumidor particular quedan fuera de esta obligación de factura electrónica entre empresarios y profesionales.
La Agencia Tributaria excluye expresamente las operaciones con consumidores particulares.
También quedan fuera, con carácter general, determinadas facturas simplificadas, las operaciones donde no existe obligación de emitir factura y determinadas operaciones internacionales con empresarios o profesionales no establecidos en España.
Por ejemplo, un restaurante que entrega una factura simplificada a un cliente particular no se encuentra ante la misma obligación que una empresa de consultoría que factura 2.000 euros a otra sociedad española.
Esto es importante porque algunos titulares han creado la impresión de que absolutamente cualquier ticket o factura emitida en España tendrá que convertirse en una factura electrónica estructurada.
No es así.
Qué ocurre con una factura a una empresa extranjera
Las operaciones internacionales realizadas con empresarios o profesionales que no estén establecidos en España quedan fuera de esta obligación concreta de factura electrónica nacional.
Eso no significa que dichas operaciones no tengan otras obligaciones fiscales o documentales.
Significa simplemente que el nuevo sistema español obligatorio entre empresarios y profesionales no se aplica de la misma manera a una factura emitida, por ejemplo, a una empresa estadounidense o francesa no establecida en España.
Un PDF ya no será suficiente
Este cambio puede sorprender a muchos autónomos.
Actualmente es muy habitual crear una factura en Word, Excel o un programa de facturación, convertirla en PDF y enviarla al cliente por correo electrónico.
Con la nueva normativa, eso no será suficiente para considerar que estamos ante la factura electrónica obligatoria.
La Agencia Tributaria define la nueva factura como un documento expedido, transmitido y recibido en un formato electrónico estructurado que permita su tratamiento automatizado.
Un PDF puede ser electrónico en el sentido cotidiano de la palabra, pero normalmente no contiene por sí mismo la estructura informática necesaria para que dos sistemas intercambien automáticamente todos los datos.
El objetivo es que los programas puedan identificar directamente importe, impuestos, emisor, receptor, fechas y resto de información sin que una persona tenga que copiar esos datos manualmente.
Las grandes empresas tendrán que acompañar temporalmente la factura con PDF
Existe una transición interesante.
Los empresarios y profesionales con más de 8 millones de euros que entren en el sistema el 6 de octubre de 2027 deberán acompañar durante los primeros doce meses determinadas facturas electrónicas con un documento PDF que garantice su legibilidad para aquellos destinatarios que todavía no hayan entrado en la obligación.
La razón es lógica.
Durante ese primer año convivirán empresas ya obligadas y pequeños negocios que todavía tendrán hasta octubre de 2028.
El PDF facilitará esa transición.
Qué formato tendrá la factura
La solución pública de la Agencia Tributaria utilizará UBL como sintaxis de referencia.
Este formato cumple con la norma europea EN 16931 y permite estructurar los datos de manera que puedan procesarse automáticamente.
Para un autónomo corriente esto no significa que tenga que aprender programación ni saber qué significa cada campo técnico.
El programa de facturación será el encargado de generar la estructura correcta.
Por eso la elección del software será importante.
Hacienda tendrá una solución gratuita
Este es probablemente uno de los puntos más interesantes para pequeños autónomos.
La Agencia Tributaria está desarrollando la Solución Pública de Facturación Electrónica.
Permitirá emitir y recibir facturas electrónicas y está concebida como una alternativa gratuita y sencilla, especialmente para pymes y autónomos.
La solución pública tendrá además otras funciones importantes.
Permitirá la interconexión con plataformas privadas.
Actuará como repositorio de las facturas electrónicas.
Permitirá consultar y descargar información.
Y facilitará el seguimiento de los pagos.
Esto significa que un autónomo que emite pocas facturas posiblemente no tenga que contratar necesariamente un programa caro para cumplir con la obligación.
Cuándo estará disponible la plataforma gratuita
La normativa establece que la solución pública debe estar disponible al menos dos meses antes de la primera aplicación efectiva de la obligación.
Como el primer grupo entra el 6 de octubre de 2027, Hacienda deberá tener disponible la solución con antelación suficiente para permitir pruebas y adaptación.
Esto será especialmente importante durante 2027.
Será entonces cuando podamos comparar realmente las posibilidades de la herramienta pública con los programas privados.
Se podrán seguir utilizando programas privados
Sí.
Hacienda no obligará a todas las empresas a utilizar únicamente su aplicación.
El sistema español está diseñado para convivir con plataformas privadas de intercambio de facturas electrónicas.
Programas de contabilidad, ERP y aplicaciones de facturación podrán seguir funcionando siempre que cumplan los requisitos y sean capaces de conectarse correctamente con el sistema.
Esto abre un mercado enorme para proveedores de software.
Y para empresas supone una decisión importante.
Un autónomo con diez facturas mensuales tendrá necesidades muy distintas de una pyme con cuatro empleados administrativos, comercio electrónico, inventario y cientos de facturas.
Qué tendrá que hacer el programa de facturación
El programa deberá ser capaz de generar la factura en un formato estructurado válido.
También tendrá que permitir su transmisión y recepción.
Según el sistema utilizado, deberá comunicarse con la solución pública o con plataformas privadas interconectadas.
Además habrá información relacionada con el estado de la factura y su pago que deberá gestionarse según las obligaciones aplicables a cada tipo de empresario.
Por tanto, no estamos simplemente ante un cambio estético en el documento que recibe el cliente.
Estamos cambiando la forma en la que los sistemas intercambian información.
Qué significa comunicar el estado de una factura
La normativa quiere aumentar la transparencia sobre los plazos reales de pago.
Ese es uno de los objetivos centrales de la reforma.
El sistema permitirá comunicar información relacionada con el estado de la factura y con su pago efectivo.
Esto permitirá disponer de más información sobre cuánto tardan realmente las empresas en pagar a proveedores.
La lucha contra la morosidad empresarial está precisamente detrás de una parte importante de esta reforma.
Por qué Hacienda quiere saber cuándo se paga
La Ley Crea y Crece buscaba, entre otros objetivos, mejorar el crecimiento empresarial y reducir la morosidad comercial.
La factura electrónica permitirá obtener datos mucho más fiables sobre los plazos efectivos de pago.
Para un pequeño negocio esto puede ser importante.
Cobrar una factura a treinta días o cobrarla seis meses después puede marcar una gran diferencia en tesorería.
El Gobierno quiere utilizar el sistema para disponer de información más precisa sobre estas prácticas.
Factura electrónica y VeriFactu no son lo mismo
Este punto merece especial atención porque en internet ambos conceptos aparecen continuamente mezclados.
VeriFactu está relacionado con los sistemas informáticos utilizados para generar registros de facturación y con la posibilidad de remitirlos a la Agencia Tributaria.
La factura electrónica obligatoria regula el intercambio electrónico estructurado de facturas entre empresarios y profesionales.
Los dos sistemas se relacionan.
Pero no son lo mismo.
Por ejemplo, una obligación puede afectar a cómo tu programa registra una factura y otra a cómo se envía esa factura a la empresa que debe pagarla.
Precisamente Hacienda ha anunciado su intención de coordinar ambos calendarios para evitar que autónomos y empresas tengan que modificar sus sistemas varias veces en poco tiempo.
Entonces, qué ocurrirá con VeriFactu
Hacienda anunció recientemente su intención de trasladar las obligaciones pendientes relacionadas con los sistemas informáticos de facturación hasta octubre de 2028 para hacerlas coincidir con la factura electrónica.
Sin embargo, como explicamos en nuestro artículo específico sobre VeriFactu, todavía hay que seguir de cerca la publicación definitiva de los cambios normativos correspondientes.
Para un autónomo esto significa que conviene pensar en ambos proyectos conjuntamente.
Si tiene que cambiar de programa, probablemente sea mejor elegir una solución preparada tanto para las reglas de facturación como para la futura factura electrónica.
Qué pasa con Word y Excel
Muchas pequeñas empresas siguen creando facturas con plantillas.
Cuando llegue la obligación de factura electrónica estructurada, una plantilla tradicional de Word o una hoja sencilla de Excel no será suficiente por sí sola para cumplir con el intercambio electrónico exigido.
Eso no significa necesariamente que todo autónomo deba comprar inmediatamente un programa.
Todavía existe tiempo.
Y además estará disponible la solución pública.
Pero quien actualmente depende completamente de plantillas manuales debería asumir que su forma de facturar tendrá que cambiar.
Qué pasa con los programas que ya utilizas
Si actualmente utilizas un programa de facturación conocido, no hace falta abandonarlo automáticamente.
Lo primero que deberías preguntar al proveedor es si está preparando la adaptación al Real Decreto 238/2026 y a la Orden HAC/1028/2026.
También conviene preguntar si tendrá conexión con la solución pública o con las plataformas correspondientes.
Los proveedores de software llevan meses trabajando sobre estos cambios y el mercado probablemente evolucionará mucho antes de octubre de 2028.
Qué debería preguntar un autónomo antes de contratar software
No basta con preguntar si el programa hace facturas electrónicas.
Hay que saber si estará adaptado al sistema español obligatorio.
También conviene conocer el precio completo.
Una aplicación puede anunciar un plan de 10 euros mensuales y después cobrar aparte usuarios, integración bancaria, contabilidad, conexión con gestoría, almacenamiento o determinadas funciones.
Con más de dos años por delante para buena parte de los autónomos, hay tiempo suficiente para comparar.
Gratis o de pago
Para un autónomo que emite cinco facturas al mes, la solución pública puede ser suficiente.
Para otro que gestiona cientos de clientes, cobros domiciliados, inventario y empleados, probablemente un software privado tenga mucho más sentido.
La decisión no debería tomarse únicamente mirando el precio.
Hay que calcular cuánto tiempo administrativo ahorra la herramienta.
Un buen programa puede automatizar presupuestos, facturas, cobros, gastos y conciliación bancaria.
Ese ahorro también tiene valor.
Cómo afecta a una pequeña tienda
Una tienda que vende principalmente a consumidores particulares puede tener una situación muy diferente de una asesoría que trabaja casi exclusivamente para empresas.
Las operaciones con consumidores finales quedan fuera del sistema obligatorio entre empresarios y profesionales.
Pero si esa misma tienda presta servicios o vende productos a empresas y debe emitir facturas completas, determinadas operaciones sí pueden quedar dentro.
Por eso conviene analizar el tipo de cliente y no únicamente la actividad.
Cómo afecta a un profesional autónomo
Un diseñador, consultor, programador, fotógrafo, abogado o profesional que factura habitualmente a empresas españolas probablemente tendrá que adaptarse cuando llegue su fecha.
Para muchos autónomos persona física esa fecha será el 6 de octubre de 2028 para la obligación de expedir y recibir factura electrónica. La comunicación de determinados estados y pagos tendrá un calendario adicional que, para personas físicas, llega al 6 de octubre de 2029.
Esto ofrece tiempo, pero el cambio de sistema debería prepararse antes.
Cómo afecta a una pyme
Una sociedad limitada que factura a otras empresas estará directamente dentro del núcleo del nuevo sistema.
Si su volumen no supera los 8 millones de euros, la fecha principal será octubre de 2028.
Además, al tratarse de una persona jurídica, la obligación de comunicar estados de factura y pagos también comenzará entonces.
Una pyme debería aprovechar 2027 para revisar software, procesos administrativos y relación con su asesoría.
Qué pasa con las facturas simplificadas
La Agencia Tributaria indica que las facturas simplificadas quedan fuera con carácter general.
Existe una excepción para determinadas facturas simplificadas cualificadas que incluyen identificación del destinatario según el Reglamento de Facturación.
Esto vuelve a demostrar que no todo ticket tendrá que entrar obligatoriamente en el mismo circuito de factura electrónica.
Qué pasa con una factura rectificativa
Las facturas rectificativas siguen formando parte de las obligaciones normales de facturación cuando corresponde emitirlas.
El sistema electrónico tendrá que permitir gestionar estas situaciones dentro de sus formatos y procesos.
Para empresas que realizan muchas rectificaciones será importante comprobar que el programa elegido gestiona correctamente estos documentos y mantiene la relación con las facturas originales.
Qué pasa con una gestoría
Muchos autónomos no crean personalmente todas sus facturas o dejan buena parte de la gestión administrativa en manos de asesores.
La normativa permite que determinados procesos sean gestionados mediante personas autorizadas y la solución pública contempla que los autorizados puedan actuar en nombre del empresario cuando corresponda.
Esto hará que asesorías y gestorías tengan un papel importante en la transición.
Pero el autónomo sigue siendo responsable de conocer sus obligaciones.
Puede Hacienda utilizar estos datos
Sí.
La información de la solución pública podrá utilizarse para los fines tributarios propios de la Agencia Tributaria.
Esto significa que la digitalización también proporcionará a la Administración una visión mucho más estructurada de las operaciones empresariales.
La tendencia es clara.
Cada vez habrá menos procesos fiscales basados en documentos aislados y más sistemas conectados que intercambian información automáticamente.
Qué ventajas puede tener para una empresa
La primera reacción de muchos negocios será pensar únicamente en otra obligación administrativa.
Pero la factura electrónica también puede simplificar tareas.
Reduce introducción manual de datos.
Puede disminuir errores.
Facilita automatizar contabilidad.
Permite conocer mejor qué facturas están pendientes.
Puede mejorar la comunicación entre empresa y asesoría.
También puede facilitar la conciliación de pagos.
El beneficio dependerá mucho del programa y de cómo se implante.
Qué riesgos existen
La transición también puede generar problemas.
Empresas que esperan hasta el último momento.
Programas incompatibles.
Personal que no sabe utilizar el nuevo sistema.
Doble trabajo durante la transición.
Costes innecesarios por contratar soluciones demasiado complejas.
Y posibles fraudes de empresas que intenten vender software alegando obligaciones inexistentes o fechas incorrectas.
Por eso la mejor estrategia es informarse con antelación.
No compres un programa únicamente porque diga factura electrónica
La palabra factura electrónica se utiliza desde hace años.
Muchos programas ya permiten crear facturas digitales.
Pero el nuevo sistema español tiene requisitos concretos.
Antes de contratar hay que preguntar si el proveedor estará adaptado al Real Decreto 238/2026 y a la Orden HAC/1028/2026.
Una afirmación genérica como “hacemos factura electrónica” no es suficiente.
Qué debería hacer un autónomo durante 2026
Nada obliga a la mayoría de pequeños autónomos a cambiar de programa mañana.
Pero sí es un buen momento para saber qué herramienta utilizan actualmente.
Preguntar al proveedor.
Hablar con la asesoría.
Comprobar cuántas facturas empresariales emiten cada mes.
Y evitar contratar soluciones largas o caras únicamente por miedo.
Durante 2027 habrá mucha más información práctica disponible.
Qué debería hacer durante 2027
Será el año clave de pruebas.
Las grandes empresas entrarán en el sistema en octubre.
La solución pública deberá estar disponible con anterioridad.
Los proveedores privados tendrán sus integraciones funcionando.
Y podremos comprobar cómo funciona todo en la práctica.
Para un autónomo pequeño, probablemente será el mejor momento para decidir qué opción utilizar a partir de octubre de 2028.
No esperes a septiembre de 2028
Tener dos años no significa que convenga dejar todo para el final.
Miles de negocios intentarán adaptarse al mismo tiempo.
Las gestorías tendrán más trabajo.
Los proveedores recibirán muchas solicitudes.
Y los errores serán más difíciles de corregir con prisas.
Preparar la transición algunos meses antes será mucho más sencillo.
Las tres fechas que conviene recordar
El calendario puede parecer complicado, pero puede reducirse a tres momentos.
El 6 de octubre de 2027 entran los empresarios y profesionales con más de 8 millones de euros.
El 6 de octubre de 2028 entra el resto para la emisión y recepción obligatoria de factura electrónica, y también comienza la comunicación de estados para determinadas personas jurídicas.
El 6 de octubre de 2029 llega la comunicación de estados y pagos para determinadas personas físicas y entidades en régimen de atribución de rentas.
Esas son las fechas que autónomos y empresas deberían empezar a guardar.
Factura electrónica obligatoria: qué cambia de verdad
El cambio más importante no es dejar de imprimir papel.
Muchas empresas ya dejaron de hacerlo hace años.
El verdadero cambio es pasar de documentos enviados como archivos a un sistema donde la información de las facturas puede circular automáticamente entre programas.
Una factura dejará de ser únicamente algo que una persona abre y lee.
También será información estructurada que otro sistema podrá recibir y procesar.
Ese cambio puede parecer pequeño desde fuera, pero transforma buena parte del trabajo administrativo de una empresa.
Qué deben hacer ahora autónomos y empresas
A 15 de octubre de 2026 no hace falta entrar en pánico ni comprar precipitadamente un programa.
La normativa ya permite saber hacia dónde vamos y cuáles son las fechas principales.
Un autónomo debería comprobar si sus clientes son principalmente particulares o empresas, analizar cuántas facturas emite y preguntar a su proveedor actual cómo piensa adaptarse.
Una pyme debería revisar sus procesos con más detalle.
Y quienes todavía facturan principalmente mediante Word, Excel y PDF deberían asumir que tendrán que cambiar de método antes de octubre de 2028.
La buena noticia es que existe tiempo.
También existirá una solución pública gratuita.
Y durante 2027 veremos funcionar el sistema con las empresas de mayor tamaño antes de que llegue la obligación general.
La factura electrónica obligatoria ya no es una idea futura.
El calendario ha empezado a correr.
